LA SECRETARIA

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SECRETARIA GENERAL

La Secretaria esta orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos. Es la persona más importante del cuerpo empresarial Sin duda, es un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Tramitar correspondencia.

Su entrada y salida.

Recepción de documentos.

Atender llamadas telefónicas.

Atender visitas.

Archivo de documentos.

Cálculos elementales.

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

Estar al día de la tramitación de expedientes.

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida mientras las leyes no digan lo contrario.

Debe ser una persona en la que se tenga Siguientes características:

 

Ø  Excelente redacción y ortografía.

Ø  Facilidad de expresión verbal y escrita.

Ø  Persona proactiva, y organizada

Ø  Facilidad para interactuar en grupos.

Ø  Dominio de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.

Ø  Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.

Ø  Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al cliente.

Ø  Aptitudes para la organización.

Ø  Buenas relaciones interpersonales.

Ø  Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

Ø  Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión.

 

FUNCIONES DE UNA SECRETARIA 

- Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

1. Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
   
   
2. Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.
   
   
3. Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
   
   
4. Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
   
   
5. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
   
   
6. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
7. Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

2.    Mejora y aprendizaje continúo.

IMAGEN DE ÉXITO 

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los sgtes elementos:

• Conocimientos.
• Valores.
• Modales.
• Personalidad.
• Tacto.
• Humildad y Sencillez..

VESTIMENTA PROFESIONAL 

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante y que proyecte profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o código de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

• El pinta uñas

• El maquillaje

• El celular (solo en emergencia)